V praxi sa objavujú otázniky nad tým, akú dokumentáciu žiaka so ŠVVP má kto v škole mať, vidieť. U koho sa zhromažďuje, s kým sa zdieľa, kto do nej nahliada, či kto ju má u seba, komu sa môže poslať a pod.
Škola má právo získavať a spracúvať takmer všetky osobné údaje o žiakoch podľa § 11 školského zákona. Je vecou smernice riaditeľa školy, komu aké údaje sprístupní opäť nie podľa jeho svojvôle, ale potrieb jednotlivých zamestnancov s týmito dátami pracovať.
Všeobecne platí, že dokumentácia žiaka (známky, triedna kniha, katalógový list žiaka) je prístupná všetkým PZ a OZ cez elektronickú žiacku knižku, resp. podľa toho, v ktorej triede vyučuje alebo asistuje. U školských podporných tímov sme v článku Má mať asistent alebo ŠPT prístup do Edupage zdôrazňovali, že majú mať prístup ku všetkým údajom detí v elektronickej žiackej knižke, aby vedeli rýchlo, efektívne a aktívne sledovať podporu všetkých detí.
Ak ide o povinnú dokumentáciu žiaka so ŠVVP, tú tvorí poradenská správa, Návrh na integráciu (resp. aj žiadosť rodiča) a IVP. Je možné, že jednotliví členovia ŠPT majú aj svoje šanóny s dokumentáciou ako sú rozličné posudky, kresby, práce žiakov a pod.
Poradenské alebo lekárske správy
Poradenské alebo lekárske správy sami o sebe sú výsledkom vyšetrenia žiaka a údaje v nich môžu obsahovať aj veľmi citlivé údaje z anamnézy, pôrodu a pod. Samozrejme, všetky tieto informácie môžu byť najmä pre triedneho učiteľa veľmi užitočné, aby ich vedel, bol o nich informovaný ak to má vplyv a dosah na výchovu a vzdelávanie. Nakoniec táto povinnosť informovať vyplýva aj priamo zákonnému zástupcovi z § 144 ods. 7d) školského zákona. Na zdieľanie týchto informácii nemusí byť ale potrebné robiť kópiu správ. Naopak, môže byť bezpečnejšie uchovávať jeden originál napr. v skrini u koordinátora ŠPT. Poradenské správy a odporúčania majú slúžiť ako podklad pre IVP a v ňom sa k podstatným informáciám dostávajú aj pedagógovia.
Individuálny vzdelávací program
Individuálny vzdelávací program je podobne ako Školský vzdelávací program nástroj efektívnej podpory žiaka so ŠVVP. Nie je to tajný dokument a ani neobsahuje zväčša vysoko citlivé údaje. Tento dokument na rozdiel od správ nemá byť v tajnosti ani skrytý v skrini ŠPT. Učitelia, vychovávatelia a ostatní k nemu majú mať voľný prístup, aby mohli kvalitnejšie poskytovať žiakovi podporu. Napr. kópie IVP môžu byť v šanóne v zborovni alebo ekologicky na disku školy či zaslané všetkým zamestnancom, ktorí s dieťaťom prichádzajú do kontaktu emailom alebo cez elektronickú žiacku knižku. Zamestnanci sú aj tak viazaní mlčanlivosťou aj po skončení pracovného pomeru a nesmú tieto údaje využívať mimo pracovnej činnosti.
Rodič
Rodič ako jediný aktér, ktorý dáva podľa § 7a) školského zákona informovaný súhlas, má prirodzene právo mať kópiu IVP, čo zdôrazňuje aj vyhláška 223/2022 o ZŠ v § 7 ods. 1. Kópiu má právo mať aj žiak, ak si ju vyžiada, nakoľko § 144 ods. 1 m) mu toto právo na informácie priamo poskytuje. Nakoniec to vyplýva aj z medzinárodného Dohovoru o právach dieťaťa. V zásade platí, že čím je dieťa staršie, tým viac a podrobnejšie ho treba vťahovať do procesov a informovať. Ak ide o stredné školy, hoci im vyhláška priamo nehovorí, že rodič má právo dostať kópiu, už zo samotného šk. zákona v § 7a) vyplýva, že rodič dáva informovaný súhlas, čo zakladá aj právo vedieť, s čím súhlasil a mať kópiu takéhoto súhlasu, čiže aj samotného IVP. Vyhláška o ZŠ v tomto len špecifikuje a vysvetľuje zákon nie vytvára novú právnu normu.
Ak ide o Návrh a inú podpornú dokumentáciu, prístup k nej nie je pre bežného zamestnanca dôležitý, ostáva na jednom mieste u školského podporného tímu.